Формула списка дел. Как выполнять больше важных задач за меньшее время?

Формула списка дел. Почему традиционные методы не работают?

Один из ведущих бизнес-тренеров по личной продуктивности Деймон Захариадис, опубликовал в своем блоге статистику на тему эффективности использования списка дел. Согласно этим данным, 41% задач из списков никогда не выполняется, 50% дел выполняется в течение одного дня, 18% дел выполняется в течение одного часа и 10% дел выполняется в течение минуты. Первый вывод, который сделал Деймон из этих цифр — многие списки дел не завершаются, потому что построены на неэффективных инструментах управления временем. Второй вывод: если большинство задач выполняется быстро, некоторые буквально за минуту, значит, люди предпочитают в первую очередь браться за простые задачи. Человеку свойственно не принимать в расчет приоритетность дел и радоваться ложным ощущением, что он отлично потрудился. Третий вывод — перегрузка списка дел, что создает дополнительный стресс снижая тем самым личную продуктивность. Это заставляет человека откладывать все важное в долгий ящик или не делать их вовсе. Более того, большинство людей составляют списки задач, не имея четкого понимания своего текущего расписания и уровня занятости. Анализируя сделанные выводы, Деймон решил создать универсальную формулу из девяти шагов по созданию списка дел, которые помогут эффективно управлять личным временем и продуктивно справляться со сложными задачами.

Девять шагов для создания эффективного списка дел

Шаг № 1. Определитесь с конечной целью. Каждая задача в вашем списке должна иметь какую-то цель. Необходимо понимать, зачем та или иная задача возникла в вашем списке. Определите, почему вам нужно их выполнить, и запишите эту причину рядом с каждой задачей. Важно именно записать, а не проговорить устно — это придаст делам в списке материальность и осознанность, что вы движетесь к цели, которой хотите достичь.

Шаг № 2. Разбейте сложное на компоненты. Разбивка сложной задачи на небольшие подзадачи делает их более достижимыми. Это также позволяет фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью.

Шаг № 3. Установите срок выполнения. Есть два условия определения сроков для каждой задачи. Во-первых, они должны быть реалистичны. Нет смысла указывать срок, если вы заранее знаете, что в него не уложитесь. Это приведет только к стрессу и разочарованию. Во-вторых, сроки должны быть сжаты. Так как, установка более жестких рамок для самих себя улучшит ваш фокус, и вы действительно сможете сделать больше.

Шаг № 4. Сократите список задач до семи. Деймон настоятельно рекомендует сократить ежедневный список дел до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на их выполнение. Он уверен, что именно с этим количеством любой человек может реально справиться. Задачи, на выполнение которых уходит менее 15 минут, заносите в список более мелких дел. Не стоит засорять ими основной список, в котором может быть только семь пунктов.

Шаг № 5. Вычеркните ненужное. Необходимо регулярно вычеркивать из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Также, важно удалять задачи из списка,  которые расплывчато сформулированы, например “позвонить консультанту”. Также стоит исключить из списка различные лозунги или призывы к действию (сбросить вес, пора начать копить деньги и тд). Если все это вам важно и необходимо, тогда нужно превратить их в проекты, разбить на задачи и указать конкретные сроки выполнения. Очищая таким образом основной список дел, вы сделаете его действительно рабочим.

Шаг № 6. Используйте активные глаголы. Часто для того, чтобы начать действовать человеку не хватает просто правильного слова. Такой силой обладают глаголы. К примеру, вместо задачи “автосалон” пишите “ заехать в автосалон для проверки датчиков давления в шинах, вместо задачи “отчет” пишите “подготовить финансовый отчет для партнеров”. Глаголы должны быть максимально конкретны, чтобы у вас не оставалось места для раздумий и вам не приходилось тратить много времени на их расшифровку.

Шаг № 7. Определите, где вам нужна помощь. Записывайте, какая помощь вам нужна для выполнения конкретной задачи. Прописывайте что именно (расчеты, отчет, образец..) и сроки, когда вы ожидаете получить ответ. Это поможет вам четко сформулировать просьбы и будет напоминать о том, чего вы ждете и от кого.

Шаг № 8. Обновляйте список целей. Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к цели, либо отдаляет, Поэтому, ваши цели должны быть конкретными и всегда соответствовать прописанным задачам в личном списке дел.

Шаг № 9. Будьте последовательны. Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если пропустить день или два, возникает эффект снежного кома. После изучения системы вам стоит приобрести настенный календарь и красную ручку. Отмечайте красным цветом день, когда применяли систему. Продолжайте, пока не будет сформирована привычка.

Подводя итоги

Продуктивность = способность делать больше важных дел на меньшее время. Списки дел помогают нам в этом. Они не только правильно организовывают все задачи, но и снижают стресс, который так сильно влияет на качество выполнения поставленных задач.

А чтобы еще больше узнать о различных инструментах по личностному росту и не только, рекомендуем вам создать личный кабинет и ознакомиться с возможностями клуба Golden Island прямо сейчас.